Документы, предусмотренные трудовым законодательством РФ

Тру­до­вое за­ко­но­да­тель­ство Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции уста­нав­ли­ва­ет ряд до­ку­мен­тов, ко­то­рые долж­ны ве­стись ор­га­ни­за­ци­я­ми, име­ю­щи­ми на­ём­ных ра­бот­ни­ков:

— Тру­до­вые до­го­во­ры – за­клю­ча­ют­ся с каж­дым ра­бот­ни­ком и со­дер­жат усло­вия тру­до­вых от­но­ше­ний, пра­ва и обя­зан­но­сти сто­рон.

— Лич­ные кар­точ­ки ра­бот­ни­ков (фор­ма Т‑2) – со­дер­жат пер­со­наль­ные дан­ные, све­де­ния об об­ра­зо­ва­нии, тру­до­вой де­я­тель­но­сти и дру­гие све­де­ния о со­труд­ни­ке.

— Та­бе­ли уче­та ра­бо­че­го вре­ме­ни – фик­си­ру­ют вре­мя при­хо­да и ухо­да ра­бот­ни­ков, а так­же сверх­уроч­ную ра­бо­ту и от­пус­ка.

— При­ка­зы по лич­но­му со­ста­ву – оформ­ля­ют­ся при при­е­ме на ра­бо­ту, уволь­не­нии, пе­ре­во­де на дру­гую долж­ность, предо­став­ле­нии от­пус­ков и дру­гих кад­ро­вых ме­ро­при­я­ти­ях.

— Штат­ное рас­пи­са­ние – опре­де­ля­ет струк­ту­ру и со­став долж­но­стей, их ко­ли­че­ство и раз­мер опла­ты тру­да.

— Жур­нал ре­ги­стра­ции при­ка­зов по лич­но­му со­ста­ву – слу­жит для учё­та и хра­не­ния при­ка­зов.

— Кни­га учё­та дви­же­ния тру­до­вых кни­жек и вкла­ды­шей в них – фик­си­ру­ет вы­да­чу и при­ём тру­до­вых кни­жек и вкла­ды­шей.

Порядок ведения учета и движения персонала

Для обес­пе­че­ния до­сто­вер­но­сти и со­хран­но­сти кад­ро­вых до­ку­мен­тов необ­хо­ди­мо со­блю­дать уста­нов­лен­ный по­ря­док их ве­де­ния:

— До­ку­мен­ты долж­ны оформ­лять­ся в со­от­вет­ствии с утвер­жден­ны­ми фор­ма­ми и со­дер­жать все необ­хо­ди­мые рек­ви­зи­ты.

— За­пи­си в до­ку­мен­тах долж­ны быть чет­ки­ми, раз­бор­чи­вы­ми и без по­ма­рок.

— Под­пи­си на до­ку­мен­тах долж­ны быть ори­ги­наль­ны­ми.

— До­ку­мен­ты долж­ны хра­нить­ся в спе­ци­аль­но от­ве­ден­ном ме­сте в со­от­вет­ствии с уста­нов­лен­ны­ми сро­ка­ми хра­не­ния.

— При необ­хо­ди­мо­сти ко­пии до­ку­мен­тов долж­ны быть за­ве­ре­ны над­ле­жа­щим об­ра­зом.

Ответственность за ведение кадровой документации

От­вет­ствен­ность за ве­де­ние до­ку­мен­та­ции по уче­ту и дви­же­нию пер­со­на­ла несет ру­ко­во­ди­тель ор­га­ни­за­ции или упол­но­мо­чен­ное им ли­цо. В слу­чае от­сут­ствия над­ле­жа­ще­го учё­та или на­ру­ше­ния по­ряд­ка ве­де­ния до­ку­мен­тов ор­га­ни­за­ция мо­жет быть при­вле­че­на к ад­ми­ни­стра­тив­ной от­вет­ствен­но­сти со­глас­но ст. 5.27 Ко­АП РФ.

Автоматизация учёта персонала

В со­вре­мен­ных усло­ви­ях для оп­ти­ми­за­ции кад­ро­вой ра­бо­ты и обес­пе­че­ния бо­лее эф­фек­тив­но­го учё­та пер­со­на­ла ши­ро­ко ис­поль­зу­ют­ся ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ные си­сте­мы управ­ле­ния пер­со­на­лом (HRM-си­сте­мы). Та­кие си­сте­мы поз­во­ля­ют ав­то­ма­ти­зи­ро­вать про­цесс сбо­ра, хра­не­ния и об­ра­бот­ки кад­ро­вой ин­фор­ма­ции, что су­ще­ствен­но сни­жа­ет тру­до­за­тра­ты и по­вы­ша­ет точ­ность учё­та.