Сбор личных документов работников

Сбор лич­ных до­ку­мен­тов ра­бот­ни­ков осу­ществ­ля­ет­ся при при­е­ме на ра­бо­ту или при пе­ре­во­де на дру­гую долж­ность. Пе­ре­чень необ­хо­ди­мых до­ку­мен­тов уста­нав­ли­ва­ет­ся за­ко­но­да­тель­ством и мо­жет ва­рьи­ро­вать­ся в за­ви­си­мо­сти от спе­ци­фи­ки ор­га­ни­за­ции. Как пра­ви­ло, в со­став лич­ных до­ку­мен­тов вхо­дят:

— Пас­порт или дру­гой до­ку­мент, удо­сто­ве­ря­ю­щий лич­ность;
— Тру­до­вая книж­ка (при на­ли­чии);
— Ди­плом или ат­те­стат об об­ра­зо­ва­нии;
— Во­ен­ный би­лет (для во­ен­но­обя­зан­ных);
— СНИЛС (стра­хо­вое сви­де­тель­ство го­су­дар­ствен­но­го пен­си­он­но­го стра­хо­ва­ния);
— ИНН (иден­ти­фи­ка­ци­он­ный но­мер на­ло­го­пла­тель­щи­ка).

Кро­ме обя­за­тель­ных до­ку­мен­тов, ор­га­ни­за­ция мо­жет за­про­сить и дру­гие до­ку­мен­ты, ко­то­рые мо­гут быть необ­хо­ди­мы для вы­пол­не­ния долж­ност­ных обя­зан­но­стей или для оцен­ки про­фес­си­о­наль­ных ка­честв кан­ди­да­та. На­при­мер, это мо­гут быть сер­ти­фи­ка­ты о про­хож­де­нии кур­сов по­вы­ше­ния ква­ли­фи­ка­ции, ре­ко­мен­да­ции с преды­ду­щих мест ра­бо­ты и т.п.

Проверка личных документов работников

По­сле сбо­ра лич­ных до­ку­мен­тов необ­хо­ди­мо про­ве­сти их тща­тель­ную про­вер­ку. Про­вер­ка вклю­ча­ет в се­бя:

— Про­вер­ка под­лин­но­сти до­ку­мен­тов. Необ­хо­ди­мо удо­сто­ве­рить­ся, что все предо­став­лен­ные до­ку­мен­ты яв­ля­ют­ся под­лин­ны­ми. Для это­го мож­но за­про­сить ко­пии до­ку­мен­тов, за­ве­рен­ные в уста­нов­лен­ном по­ряд­ке, или вос­поль­зо­вать­ся услу­га­ми спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ных ор­га­ни­за­ций, ко­то­рые за­ни­ма­ют­ся про­вер­кой под­лин­но­сти до­ку­мен­тов.

— Про­вер­ка со­от­вет­ствия дан­ных. Дан­ные, ука­зан­ные в лич­ных до­ку­мен­тах, долж­ны со­от­вет­ство­вать ин­фор­ма­ции, предо­став­лен­ной кан­ди­да­том при за­пол­не­нии ан­ке­ты или ре­зю­ме. Несо­от­вет­ствия мо­гут ука­зы­вать на по­пыт­ку об­ма­на или мо­шен­ни­че­ства.

— Про­вер­ка пол­но­ты и пра­виль­но­сти за­пол­не­ния. Лич­ные до­ку­мен­ты долж­ны быть за­пол­не­ны пол­но­стью и пра­виль­но. Недо­сто­вер­ные или непол­ные све­де­ния мо­гут при­ве­сти к ошиб­кам при оформ­ле­нии тру­до­вых от­но­ше­ний или на­чис­ле­нии за­ра­бот­ной пла­ты.

Хранение личных документов работников

По­сле про­вер­ки лич­ные до­ку­мен­ты ра­бот­ни­ков необ­хо­ди­мо над­ле­жа­щим об­ра­зом хра­нить. Для это­го в ор­га­ни­за­ции со­зда­ёт­ся лич­ное де­ло для каж­до­го ра­бот­ни­ка. Лич­ное де­ло долж­но хра­нить­ся в сей­фе или дру­гом на­дёж­ном ме­сте с огра­ни­чен­ным до­сту­пом.

Ответственность за ведение документации

От­вет­ствен­ность за ве­де­ние до­ку­мен­та­ции по учё­ту и дви­же­нию пер­со­на­ла, вклю­чая сбор и про­вер­ку лич­ных до­ку­мен­тов ра­бот­ни­ков, несёт кад­ро­вый ра­бот­ник. Кад­ро­вый ра­бот­ник дол­жен иметь до­ста­точ­ную ква­ли­фи­ка­цию и опыт для вы­пол­не­ния этой ра­бо­ты.