Регистрация

Про­цесс ре­ги­стра­ции на­чи­на­ет­ся с при­е­ма за­яв­ле­ния о при­е­ме на ра­бо­ту. За­яв­ле­ние долж­но со­дер­жать ос­нов­ные био­гра­фи­че­ские дан­ные кан­ди­да­та, та­кие как имя, ад­рес, кон­такт­ная ин­фор­ма­ция и об­ра­зо­ва­ние. По­сле про­вер­ки за­яв­ле­ния и со­бе­се­до­ва­ния необ­хо­ди­мо со­ста­вить тру­до­вой до­го­вор, ко­то­рый яв­ля­ет­ся ос­нов­ным до­ку­мен­том, ре­гу­ли­ру­ю­щим от­но­ше­ния меж­ду со­труд­ни­ком и ра­бо­то­да­те­лем.

Учёт

Учет пер­со­на­ла вклю­ча­ет в се­бя ве­де­ние раз­лич­ных жур­на­лов и баз дан­ных, со­дер­жа­щих ин­фор­ма­цию о со­труд­ни­ках. Эти жур­на­лы мо­гут вклю­чать:

— Жур­нал уче­та дви­же­ния кад­ров
— Лич­ные кар­точ­ки со­труд­ни­ков
— Штат­ное рас­пи­са­ние
— Та­бе­ли уче­та ра­бо­че­го вре­ме­ни

Оперативное хранение

Опе­ра­тив­ное хра­не­ние кад­ро­вых до­ку­мен­тов осу­ществ­ля­ет­ся в от­де­лах кад­ров или упол­но­мо­чен­ных со­труд­ни­ков. До­ку­мен­ты обыч­но хра­нят­ся в пап­ках или фай­ло­вых шка­фах, ор­га­ни­зо­ван­ных по ка­те­го­ри­ям, та­ким как при­ем на ра­бо­ту, уволь­не­ние, по­вы­ше­ние в долж­но­сти и т.д.

Подготовка к сдаче в архив

Ко­гда кад­ро­вые до­ку­мен­ты пе­ре­ста­ют ис­поль­зо­вать­ся в те­ку­щей де­я­тель­но­сти, они го­то­вят­ся к сда­че в ар­хив. Ар­хив пред­став­ля­ет со­бой по­сто­ян­ное хра­ни­ли­ще для до­ку­мен­тов, име­ю­щих ис­то­ри­че­ское или юри­ди­че­ское зна­че­ние.

Про­цесс под­го­тов­ки к сда­че в ар­хив вклю­ча­ет в се­бя:

— Уда­ле­ние дуб­ли­ка­тов и ненуж­ных до­ку­мен­тов
— Сор­ти­ров­ку и клас­си­фи­ка­цию до­ку­мен­тов
— Со­став­ле­ние опи­си до­ку­мен­тов
— Пе­ре­плет или сши­ва­ние до­ку­мен­тов

Ар­хив­ные до­ку­мен­ты обыч­но хра­нят­ся в спе­ци­аль­ных по­ме­ще­ни­ях с кон­тро­ли­ру­е­мы­ми усло­ви­я­ми, та­ки­ми как тем­пе­ра­ту­ра и влаж­ность.

Значение ведения документации по учету и движению персонала

Точ­ное и пол­ное ве­де­ние до­ку­мен­та­ции по уче­ту и дви­же­нию пер­со­на­ла име­ет ре­ша­ю­щее зна­че­ние для ра­бо­то­да­те­лей по несколь­ким при­чи­нам:

— Со­блю­де­ние за­ко­но­да­тель­ства: Нор­ма­тив­ные ак­ты тре­бу­ют, что­бы ра­бо­то­да­те­ли ве­ли точ­ные за­пи­си о сво­их со­труд­ни­ках для це­лей на­ло­го­об­ло­же­ния, со­ци­аль­но­го обес­пе­че­ния и от­чет­но­сти.
— До­ка­за­тель­ство в су­де: Кад­ро­вые до­ку­мен­ты мо­гут слу­жить до­ка­за­тель­ством в су­деб­ных раз­би­ра­тель­ствах, свя­зан­ных с тру­до­вы­ми спо­ра­ми или пре­тен­зи­я­ми.
— Управ­ле­ние пер­со­на­лом: Пол­ные и ак­ту­аль­ные кад­ро­вые до­ку­мен­ты поз­во­ля­ют ра­бо­то­да­те­лям эф­фек­тив­но управ­лять сво­ей ра­бо­чей си­лой, при­ни­мать обос­но­ван­ные ре­ше­ния о най­ме и про­дви­же­нии по служ­бе.
— Ис­то­ри­че­ская цен­ность: Кад­ро­вые до­ку­мен­ты мо­гут предо­ста­вить цен­ную ин­фор­ма­цию для бу­ду­щих по­ко­ле­ний о де­я­тель­но­сти и куль­ту­ре ор­га­ни­за­ции.