Подготовка и оформление копий и выписок из кадровых документов

Ра­бот­ни­ки и долж­ност­ные ли­ца име­ют пра­во по­лу­чать ко­пии и вы­пис­ки из кад­ро­вых до­ку­мен­тов, от­но­ся­щих­ся к ним. Эти до­ку­мен­ты мо­гут вклю­чать:

— Тру­до­вой до­го­вор

— При­ка­зы о при­ё­ме на ра­бо­ту, пе­ре­во­де, уволь­не­нии

— Лич­ные кар­точ­ки

— Долж­ност­ные ин­струк­ции

— Штат­ное рас­пи­са­ние

Ко­пии и вы­пис­ки долж­ны быть под­го­тов­ле­ны в точ­ном со­от­вет­ствии с ори­ги­на­ла­ми. Они долж­ны быть за­ве­ре­ны под­пи­сью упол­но­мо­чен­но­го ли­ца и пе­ча­тью ор­га­ни­за­ции.

Справки и информация о стаже, льготах и гарантиях

Ра­бот­ни­ки мо­гут за­пра­ши­вать справ­ки и ин­фор­ма­цию о сво­ём ста­же, льго­тах и га­ран­ти­ях. Эта ин­фор­ма­ция мо­жет по­тре­бо­вать­ся для раз­лич­ных це­лей, та­ких как:

— По­лу­че­ние со­ци­аль­ных вы­плат

— Оформ­ле­ние кре­ди­тов

— Под­твер­жде­ние тру­до­во­го ста­жа при устрой­стве на но­вую ра­бо­ту

Справ­ки и ин­фор­ма­ция долж­ны быть точ­ны­ми и пол­ны­ми. Они долж­ны со­дер­жать сле­ду­ю­щие све­де­ния:

— ФИО ра­бот­ни­ка

— Долж­ность и струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние

— Да­та при­ё­ма на ра­бо­ту и уволь­не­ния (при на­ли­чии)

— Сум­мар­ный тру­до­вой стаж

— Ин­фор­ма­ция о льго­тах и га­ран­ти­ях, преду­смот­рен­ных для ра­бот­ни­ка

Выдача сведений о работниках

В неко­то­рых слу­ча­ях ор­га­ни­за­ция мо­жет быть обя­за­на предо­став­лять све­де­ния о ра­бот­ни­ках по за­про­су го­су­дар­ствен­ных ор­га­нов, пра­во­охра­ни­тель­ных струк­тур или дру­гих ор­га­ни­за­ций. Эти све­де­ния мо­гут вклю­чать:

— ФИО ра­бот­ни­ка

— Да­та рож­де­ния

— Ад­рес ре­ги­стра­ции

— Долж­ность и струк­тур­ное под­раз­де­ле­ние

— Ин­фор­ма­ция о до­хо­дах и на­ло­гах

Ор­га­ни­за­ция долж­на обес­пе­чить кон­фи­ден­ци­аль­ность пер­со­наль­ных дан­ных ра­бот­ни­ков и вы­да­вать све­де­ния о них толь­ко в со­от­вет­ствии с дей­ству­ю­щим за­ко­но­да­тель­ством.

Хранение и уничтожение кадровых документов

Кад­ро­вые до­ку­мен­ты долж­ны хра­нить­ся в со­от­вет­ствии с уста­нов­лен­ны­ми пра­ви­ла­ми. Сро­ки хра­не­ния до­ку­мен­тов ва­рьи­ру­ют­ся в за­ви­си­мо­сти от их ви­да и важ­но­сти. На­при­мер, при­ка­зы по лич­но­му со­ста­ву долж­ны хра­нить­ся не ме­нее 75 лет.

Уни­что­же­ние кад­ро­вых до­ку­мен­тов так­же долж­но осу­ществ­лять­ся в уста­нов­лен­ном по­ряд­ке. До­ку­мен­ты, со­дер­жа­щие пер­со­наль­ные дан­ные, долж­ны быть уни­что­же­ны та­ким об­ра­зом, что­бы ис­клю­чить воз­мож­ность их вос­ста­нов­ле­ния.

Автоматизация ведения кадровой документации

В со­вре­мен­ных усло­ви­ях все ча­ще для ве­де­ния кад­ро­вой до­ку­мен­та­ции ис­поль­зу­ют­ся ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ные си­сте­мы управ­ле­ния пер­со­на­лом (HRMS). Эти си­сте­мы поз­во­ля­ют оп­ти­ми­зи­ро­вать про­цес­сы учё­та и дви­же­ния пер­со­на­ла, со­кра­тить вре­мя на под­го­тов­ку и оформ­ле­ние до­ку­мен­тов, а так­же обес­пе­чить на­дёж­ное хра­не­ние и за­щи­ту дан­ных.