Типы документации по учёту персонала

До­ку­мен­та­ция по учё­ту пер­со­на­ла вклю­ча­ет в се­бя ши­ро­кий спектр до­ку­мен­тов, ко­то­рые со­дер­жат ин­фор­ма­цию о со­труд­ни­ках, та­кую как:

* Лич­ное де­ло: Со­дер­жит ин­фор­ма­цию о лич­ной жиз­ни со­труд­ни­ка, та­кую как имя, ад­рес, да­та рож­де­ния и кон­такт­ные дан­ные.

* Тру­до­вой до­го­вор: Опре­де­ля­ет усло­вия тру­до­вых от­но­ше­ний меж­ду со­труд­ни­ком и ра­бо­то­да­те­лем, вклю­чая долж­ность, за­ра­бот­ную пла­ту и льго­ты.

* При­каз о при­ё­ме на ра­бо­ту: Офи­ци­аль­ный до­ку­мент, под­твер­жда­ю­щий при­ём со­труд­ни­ка на ра­бо­ту и ука­зы­ва­ю­щий да­ту на­ча­ла ра­бо­ты, долж­ность и дру­гие со­от­вет­ству­ю­щие све­де­ния.

* Штат­ное рас­пи­са­ние: Пе­ре­чень всех долж­но­стей в ор­га­ни­за­ции, их долж­ност­ных обя­зан­но­стей и под­чи­нён­но­сти.

* Та­бель учё­та ра­бо­че­го вре­ме­ни: От­сле­жи­ва­ет вре­мя ра­бо­ты и от­сут­ствия со­труд­ни­ков, вклю­чая от­пус­ка и боль­нич­ные.

* Гра­фик от­пус­ков: Пла­ни­ру­ет сро­ки от­пус­ков со­труд­ни­ков для обес­пе­че­ния над­ле­жа­ще­го по­кры­тия ра­бо­чи­ми ме­ста­ми.

Типы документации по движению персонала

До­ку­мен­та­ция по дви­же­нию пер­со­на­ла от­но­сит­ся к до­ку­мен­там, ко­то­рые от­ра­жа­ют из­ме­не­ния в ста­ту­се со­труд­ни­ков, та­кие как:

* При­каз об уволь­не­нии: Офи­ци­аль­ный до­ку­мент, ука­зы­ва­ю­щий да­ту пре­кра­ще­ния тру­до­вых от­но­ше­ний и при­чи­ну уволь­не­ния.

* За­яв­ле­ние об уволь­не­нии: Пись­мен­ный за­прос со­труд­ни­ка на уволь­не­ние, обыч­но с ука­за­ни­ем при­чи­ны и да­ты ухо­да.

* При­каз о пе­ре­во­де: До­ку­мент, под­твер­жда­ю­щий пе­ре­вод со­труд­ни­ка на дру­гую долж­ность или в дру­гое под­раз­де­ле­ние.

* При­каз о по­вы­ше­нии или по­ни­же­нии в долж­но­сти: До­ку­мент, ука­зы­ва­ю­щий из­ме­не­ние долж­но­сти или за­ра­бот­ной пла­ты со­труд­ни­ка.

* При­каз о дис­ци­пли­нар­ном взыс­ка­нии: До­ку­мент, фик­си­ру­ю­щий при­ме­не­ние дис­ци­пли­нар­ных мер к со­труд­ни­ку за на­ру­ше­ние пра­вил или по­ли­ти­ки.

Ведение и хранение документации

Для обес­пе­че­ния точ­но­сти и до­ступ­но­сти до­ку­мен­та­ции по учё­ту и дви­же­нию пер­со­на­ла необ­хо­ди­мо уста­но­вить над­ле­жа­щие про­це­ду­ры ве­де­ния и хра­не­ния. Эти про­це­ду­ры долж­ны вклю­чать в се­бя:

* Цен­тра­ли­зо­ван­ная си­сте­ма хра­не­ния: Хра­не­ние всех до­ку­мен­тов в од­ном ме­сте, до­ступ­ном для ав­то­ри­зо­ван­но­го пер­со­на­ла.

* Стан­дар­ти­зо­ван­ные фор­мы: Ис­поль­зо­ва­ние утвер­ждён­ных шаб­ло­нов для всех ти­пов до­ку­мен­тов для обес­пе­че­ния еди­но­об­ра­зия и пол­но­ты.

* Ре­гу­ляр­ное об­нов­ле­ние: Об­нов­ле­ние до­ку­мен­тов по ме­ре воз­ник­но­ве­ния из­ме­не­ний в ста­ту­се со­труд­ни­ков.
* Кон­троль до­сту­па: Огра­ни­че­ние до­сту­па к до­ку­мен­там толь­ко ав­то­ри­зо­ван­ным ли­цам.
* Без­опас­ные ме­то­ды хра­не­ния: Хра­не­ние бу­маж­ных до­ку­мен­тов в за­щи­щён­ных ме­стах и со­зда­ние ре­зерв­ных ко­пий элек­трон­ных до­ку­мен­тов.

Польза от надлежащего документационного обеспечения

Эф­фек­тив­ное до­ку­мен­та­ци­он­ное обес­пе­че­ние ра­бо­ты с пер­со­на­лом при­но­сит ряд пре­иму­ществ, в том чис­ле:

* Точ­ные и ак­ту­аль­ные за­пи­си: Обес­пе­че­ние точ­ной и до­сто­вер­ной ин­фор­ма­ции о со­труд­ни­ках.

* Со­блю­де­ние нор­ма­тив­ных тре­бо­ва­ний: Удо­вле­тво­ре­ние юри­ди­че­ских тре­бо­ва­ний к ве­де­нию до­ку­мен­та­ции по пер­со­на­лу.

* Эф­фек­тив­ное пла­ни­ро­ва­ние ра­бо­чей си­лы: Воз­мож­ность пла­ни­ро­вать бу­ду­щие по­треб­но­сти в ра­бо­чей си­ле на ос­но­ве дан­ных о те­ку­щем пер­со­на­ле.

* Спра­вед­ли­вое управ­ле­ние ком­пен­са­ци­я­ми: Над­ле­жа­щая до­ку­мен­та­ция о за­ра­бот­ной пла­те и льго­тах по­мо­га­ет обес­пе­чить спра­вед­ли­вое и по­сле­до­ва­тель­ное воз­на­граж­де­ние со­труд­ни­ков.

* По­вы­ше­ние про­зрач­но­сти: По­вы­ше­ние про­зрач­но­сти про­цес­сов управ­ле­ния пер­со­на­лом для со­труд­ни­ков и за­ин­те­ре­со­ван­ных сто­рон.

До­ку­мен­та­ци­он­ное обес­пе­че­ние ра­бо­ты с пер­со­на­лом яв­ля­ет­ся ос­но­вой эф­фек­тив­но­го управ­ле­ния пер­со­на­лом. Ве­де­ние точ­ной и ак­ту­аль­ной до­ку­мен­та­ции по учё­ту и дви­же­нию пер­со­на­ла име­ет ре­ша­ю­щее зна­че­ние для пла­ни­ро­ва­ния ра­бо­чей си­лы, управ­ле­ния ком­пен­са­ци­я­ми, со­блю­де­ния нор­ма­тив­ных тре­бо­ва­ний и по­вы­ше­ния про­зрач­но­сти. Уста­нав­ли­вая над­ле­жа­щие про­це­ду­ры ве­де­ния и хра­не­ния до­ку­мен­тов, ор­га­ни­за­ции мо­гут обес­пе­чить на­дёж­ную ос­но­ву для сво­их кад­ро­вых опе­ра­ций.